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企业选择好参加某个展会后就要与展会主办单位取得联系，填写企业相关的的报展信息。报展信息大致有以下内容，包括展会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。填好参展表格返回给大会主办者、等待审核通过。同时，这个时候企业还要做的包括核实展会主办方信息的真伪，以免遇到“骗展”而上当受骗。在审核通过以后企业就可以开始着手展会的准备工作。参展商要做好充分的市场调研，收集各种资料，并对资料归类整理。通过这些资料来制定全方位的展会策划方案。如：展品选择、费用预算和参展人员培训。其中参展费用的预算一定要考虑充分。参展费用大致包括：展位租金、展台设计搭建、交通费、参展人员食宿费、设备租赁费、宣传费、资料费。

参展商要提前和展会主办方确定展台的位置，根据展位的选择建议越早的选择适合自己的展台。标准展台规格通常都是9平方米（3m×3m），并提供一些展示必需的基本设施。包括：三面展墙，二个射灯，一张展桌，两把椅子，一个三项电源插座。那些特殊的位置，展台搭建和布局是不一样的。参展商要根据自己展台的类型（“岛型”、“双开口”、“道边型”、“半岛型”）进行设计。如果参展商不擅长展台设计和展台搭建，可以和一些专业的展览公司合作，由他们根据展台的类型来为参展商量身打造自己独特的展台。

利用网络和媒体来发布一些宣传广告来扩大企业的影响力。展会的硬件条件已经准备妥当，参展商就要开始对参展人员进行培训。贯彻整个展会的策略，培训参展人员的专业技能，对展品信息的掌握、演示和服务。参展人员要用发放产品宣传资料，产品现场演示和分发免费小礼品，各种手段吸引参观者的目光，来扩大企业的知名度。如果展会主办方提供的展览设备不够用，参展商可以联系一些展览公司来租赁一些展览设备或者提供其他服务，展会举办期间，参展商要注意可能出现的安全问题，保障参展人员的人身安全和财物。展会闭幕后，企业就要和展会中积累的客户和能成为潜在客户的人群联系，拜访来推广企业。并对本次的展会进行总计，分析展会中的收益与不足。在种类纷繁的展会商务礼品当中。什么样的产品适合作为展会礼品应用于展会当中呢。作为在礼品行业工作过多年的笔者将要向大家进行比较专业的礼品采购分析。很多企业经营者对展会上派发的礼品并不是很关注。因为，他们对商务礼品的作用并不是很了解，只是单纯的认为，在展会当中如果向参观者发放些礼品。可以帮助企业吸引更多的人流，有了人气也就有了经营合作的机会。但是，作为商务礼品而言，它更重要的意义在于，当你将自己的企业文化和概念融合进展会礼品设计当中的时候，它就不再是一个单纯的礼品，而是一个有实体的宣传品。

如果展会礼品设计者将一些生活实用性附在礼品身上。让人们可以用于实际生活当中，他就会在平时的使用过程中将企业的知名度逐步提升，对企业的宣传起到了不可忽视的作用。潜在客户展览调查公司的研究显示，以一家展商摊位上的平均访问量为基数，只有12%的人在展前12个月内接到该公司销售人员的电话。88%为新的潜在客户，而且展销会还为参展带来高层次的访问，对于参展公司的产品和服务来说，展会上49%的访问者正计划购买那些产品和服务。竞争力的优势，展览会为同行的竞争对手展示自身提供了机会，通过训练有素的展台职员，积极的展前和展中的促销。引人入胜的展台设计以及严谨的展台跟进，参展公司的竞争力可以变得光芒四射，而且，展会的参观者还会利用这个机会比较各参展商。

展览会现场提供了研究竞争形势的机会，这个机会的作用是无法估量的。在这里，有关竞争对手提供的产品，价格以及市场营销战略等方面的信息，参展商通过观察和倾听就可以了解很多。

大多数展会（尤其是大型展会）通常都吸引媒体的关注。利用媒体进行曝光可以成为参展商的优势。邀请重要的媒体记者访问展台是一项重要的工作。产品和服务市场调查，展览会提供了一个行市场调查的极好机会。如果参展商正在考虑推出一款新产品或和一种新服务，可以在展会上向参观者进行调查，了解他们对价格、功能和服务以及质量等基本要求。通过展会，可以对企业的发展方向有个更好的计划也可以对比查找自身的不足。可以认识相关行业或是上下游行业更多的客户，拓宽人脉，增加收益。

展会大家都不陌生，人来人往潜在客户就在这人来人往中。所以展会就是最直接最快速接触到客户的方式。据调查显示利用展会接触客户的平均成本仅为其他方式接触客户成本的40%，结识大量潜在客户。研究显示，以一家展商摊位上的平均访问量为基数，只有12%的人在展前12个月内接到该公司销售人员的电话。88%为新的潜在客户，而且展会还为参展商带来高层次的新客户。对于参展公司的产品和服务来说，展会上49%的访问者正计划购买那些产品和服务。可以了解同行信息。展览会现场提供了研究竞争形势的机会，这个机会的作用是无法估量的。在这里利用竞争对手提供的产品、价格以及市场营销战略等方面的信息，有助于您制定企业近期和长期规划。企业通过参加展会拓展新市场是事半功倍的方式，也是目前为止最为有效的方式。
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