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设计师须知:电子邮件礼仪指南

理论文摘
28天前 1124 6

       在这个数字时代,人们通常用电子邮件交流和联系。每个人都使用私人电子邮件,在那里他们可以与来自世界各地的人保持联系。电子邮件也很重要,尤其是在商务中。数字沟通的问题在于,有些人容易忘记礼节。设计师应该能够观察到适当的电子邮件礼仪是非常特别的。遵守适当的电子邮件礼仪是很重要的,因为它可以极大地影响你和你的公司的名称和声誉。人们不应该忘记,即使是在发送电子邮件时,也需要遵循某些指导原则。这不应该被认为是理所当然的,因为这是职业的一部分。今天,我们将为设计师们提供正确的电子邮件礼仪指导。这些建议很简单,但当你仔细想想时,你会发现,当你不去考虑这些建议时,它们也会被认为是理所当然的。
      1、使用正确的词语。当你写电子邮件的时候,选择正确的词语是非常必要的。简明扼要,直奔主题。注意不要让别人误解你的话。如果你清楚地写了电子邮件,你就不用再通过电话跟进了。这也可以避免你和客户之间的沟通失误。
      2、写作要专业。即使在你的电子邮件中,你也应该是专业的。当你和朋友交谈时,你可能会使用不同的交流术语,但当你和客户交流时,你必须更加正式和专业。有时,你也可以不正式,但你的声音应该听起来很专业,而不是草率。记住,你的电子邮件反映了你和你的公司。
     3、使用的句子。不要用大写字母,因为这样看起来你很生气或者你在对收件人大喊大叫。避免使用小写字母,因为它看起来很懒,而且非常不合适。您应该使用句子大小写,并确保知道哪些应该大写,哪些可以小写。当你想强调某些部分时,可以使用星号或粗体。
     4、注意盲目抄写和礼貌抄写的正确使用。只复制给那些与你的电子邮件直接相关的人。但是如果你要发送一个大的通讯录,你可以用密件抄送,这样收件人就不会看到太多的名字。
     5、不要让标题栏空着。在主题栏里写点东西是很重要的。但不要只是写东西。主题行用于通知。人们可以通过邮件的主题来确定邮件的重要性。你必须使它简短,具体,相关。如果你把它留白,或者你写了一个不合适的主题,它看起来就像一个垃圾邮件或一个未经请求的广告。
      6、控制附件数量。如果有这么多附件的话,下载需要时间。它也会占用收件人电脑的空间。所以确保你只附上那些必要的。另外,如果你有很多邮件要发,把它放在一个文件夹里压缩。这样,下载起来就容易多了,而且你的收件人也不会和你的附件内容混淆,因为它已经很好地组织好了。
      7、阅读电子邮件,取消订阅。确保你分配了阅读电子邮件的时间。你可能有一些重要的邮件,如果你把它们全部删除,你就会错过一封重要的邮件。随着新技术的进步,我们已经可以消除垃圾邮件,但当然,我们仍然可以收到一些我们要求的信息的电子邮件。但是如果你已经订阅了某样东西,然后你觉得自己已经不感兴趣了,那就不要订阅。
      8、让收件人知道你不需要回复。有些情况下,你发送电子邮件只是为了通知收件人一些事情。你必须告诉他们,他们不需要回复,这样收件人就可以节省时间。你可以在邮件末尾写上“No reply necessary”,也可以在主题行写上“No reply necessary”。
      9、不要只用一个词发送电子邮件。如果你的收件人只在你的邮件回复中看到“谢谢”或“Ok”,这将会非常耗时,而且会让他们感到有点恼火。你的收件人会认为这是浪费时间。所以,如果你想说谢谢,你可以用一种更好的方式来表达,比如说几句感谢的话,发一封电子贺卡,或者如果你能给他们写一封手写的感谢信就更好了。
     10、在必要的时候做出回应。你应该确保你回复的邮件需要你的回复。当有人问你问题时,立即回答,因为寄件人可能正在等着你。


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